法人カードの不正利用を防止する方法6つ!適切な管理方法も丁寧に解説!

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法人カードは経理業務の効率化や経費削減などのメリットがある一方で、従業員による不正利用のリスクはゼロではありません。

このページでは法人カードの不正利用の具体例や、法人カードの不正利用を防止する方法を分かりやすく解説していきます。

社内でできる適切な管理用法も丁寧に解説するので、ぜひ参考にしてください。

記事後半では、第三者による不正利用を防ぐ方法を紹介しています。

最後まで読んで、万一に備えておきましょう。

法人カードの不正利用の例

法人カードを不正利用する場合の例として、下記の3つが挙げられます。

法人カードの不正利用の例
  • 法人カードでプライベートの支払いをする
  • 経費に含まれないものを購入してしまう
  • 紛失・盗難による第三者の不正利用

不正利用が起こる状況を把握して、具体的な解決策を見つけましょう。

法人カードでプライベートの支払いをする

1つ目は、法人カードを従業員のプライベートな支払いに使われてしまうケースです。

これは、法人カードの不正利用にあたります。

法人カードの使用ルールを従業員に共有し、プライベートな出費への使用を厳禁することを明確に伝えてください

また、法人カードの利用明細を定期的にチェックし、必要に応じて各従業員の利用状況を可視化することで、不正利用の予防策となります。

経費に含まれないものを購入してしまう

経費として認められない商品の購入も、一般的な不正利用の1つです。

一見、業務に必要そうな商品でも、経理の規定や税法上、経費として認められない場合があります。

不正利用の認識がないままに、経費項目と誤って商品を購入してしまう場合もあるでしょう。

誤解を防ぐためにも、経費として認められるもの、認められないものをリストアップし、社内で共有することが大切です。

紛失・盗難による第三者の不正利用

法人カードの紛失や盗難による、第三者の不正利用も深刻な問題です。

例えば海外出張中に法人カードを盗まれた場合、大きな金額が不正に引き出される恐れがあります。

法人カードの保管場所のセキュリティを強化するだけでなく、紛失や盗難に気づいた際には即座にカード会社に連絡し、利用停止の措置を取ることが重要です

第三者による不正利用については、後述で詳しく解説しているのでぜひチェックしてください。

法人カードの不正利用の防止策6つ

法人カード,不正利用

法人カードの不正利用を防ぐための対策を、6つ紹介します。

ぜひ参考にして、自社で実践してみてください。

必要な時だけ貸し出す

法人カードの不正利用を防止するための1つとして、カードの貸し出しを必要な時だけに限定する方法が挙げられます。

必要な時だけ貸し出すことで、不必要な利用を防げます。

加えて、カードを返却する際にはその都度利用明細を精査し、不正利用がないか確認することも重要です。

いつ・だれが・どこで法人カードを利用したのかが明確になるため、不正利用を防ぎやすくなります。

交付先を限定する

カードの交付先を選定し、厳しく管理することも、不正利用防止に有効な策といえるでしょう。

例えば、社内でカードを必要とする特定の部署や、頻繁にカードを利用する特定の役職者にのみ配布します。

交付先を限定することで、全体的な管理が容易になります。

カードごとに利用限度額を設定する

法人カードによっては、カードごとに利用限度額を設定できます。

カードごとに適切な利用限度額を設定することで、過度な使用や高額決済を防止できます。

接待費や出張費などの予算に応じて限度額を設定するなど、業務内容に合わせて利用限度額を見直すことも重要です。

利用履歴を見える化する

利用履歴を常に見える状態にすることも、不正利用防止に有効です。

法人カードの利用明細を定期的にチェックし、その内容を社内で共有することで、透明性を確保します。

例えば特定の従業員の利用金額が明らかに多い場合、不正利用の可能性にいち早く気づける点がメリットです。

また、利用者が自分の使用状況を確認できる体制を整えることで、使い過ぎの防止につながります。

不正利用時のペナルティを周知する

法人カードの不正利用に対するペナルティを明確にして、それを徹底的に周知することも重要です。

ペナルティの内容は企業により異なりますが、具体的な罰則を設けて社内全体に周知することで、従業員が不正利用を犯すリスクを自覚するきっかけを作ります。

「法人カードを不正利用すると、ペナルティを課される」という意識が、不正利用の抑止につながるでしょう。

社内ルールを周知徹底する

法人カードの利用に関する社内ルールをマニュアル化し、それを全従業員に周知徹底しましょう。

カード利用の範囲・必要な手続き・報告義務などが主な例です。

社内ルールを明確にし、定期的に従業員に確認させることで、ルールの遵守を促します。

法人カードを適切に管理する方法について、後述で詳しく解説していきます。

法人カードの適切な管理方法6つ

自社に法人カードを導入するにあたって、社内での管理方法を明確にしておくことはとても大切です。

下記の管理方法を参考に、法人カードの不正利用リスクを軽減する策を立てましょう。

法人カードの適切な管理方法6つ
  • マニュアルを作成する
  • ルールが守られているかチェックする
  • 領収書の提出を義務づける
  • ペナルティを設ける
  • カードの利用範囲を明確にする
  • 口頭での報告ルールを徹底する

マニュアルを作成する

法人カードを適切に管理するためには、社内ルールの詳細なマニュアル化が重要です。

マニュアルには、カードの利用範囲・必要な手続き・領収証の提出方法など、具体的な手順を記載します。

マニュアルがあることで誤解を防ぎ、法人カードの不正利用を防止できます。

従業員が法人カードを適切に利用するためにも、社内の共通ルールとしてマニュアルを作成しましょう。

ルールが守られているかチェックする

法人カードの利用ルールが、従業員によって守られているかどうかを確認するための仕組みづくりも重要です。

確認体制を整えることで、従業員による不正利用を防止しやすいです。

また、利用ルールの遵守を促すために、定期的な研修や情報共有の場を設けるといった方法も効果的です。

領収書の提出を義務づける

法人カードの利用後、領収書の提出を従業員に義務付けると良いです。

利用明細と照らし合わせることで、適切な利用がされているかをスムーズに確認できます。

領収書の提出の義務化によって、不正利用が発生した場合も迅速に対応可能です。

ペナルティを設ける

法人カードの不正利用に対するペナルティを設け、それを周知することも有効な管理方法の1つです。

ペナルティを設けることで、従業員は不正利用のリスクを自覚し、法人カードの適切な利用を心掛けるでしょう。

具体的なペナルティは企業ごとに異なりますが、ペナルティの存在は従業員に対する強力な抑止力となります。

カードの利用範囲を明確にする

法人カードの利用範囲を明確にすることも、不正利用防止に役立ちます。

例えば、購入できる商品やサービス、利用できる店舗などを具体的に指定します。

利用範囲を明確にすることで、使い過ぎの防止にもつながるでしょう。

口頭での報告ルールを徹底する

法人カードを利用した際、口頭での報告を徹底することも有効な管理方法の1つです。

カードの利用目的・使用金額・使用場所など、具体的な情報を直接報告させることで、利用状況を正確に把握できます。

これにより、適切な利用状況を確認でき、必要に応じて迅速な対応が可能となります。

第三者による法人カードの不正利用を防ぐ方法

社内だけでなく、社外の第三者による法人カードの不正利用リスクに備えることも重要です。

下記の通り、第三者による法人カードの不正利用を防ぐ方法を押さえておきましょう。

第三者による法人カードの不正利用を防ぐ方法
  • 紛失・盗難があれば速やかに届け出る
  • インターネット上でのカード情報の取り扱いに注意する
  • カードの補償制度をチェックしておく

紛失・盗難があれば速やかに届け出る

法人カードを紛失したり、盗まれた場合は、速やかにカード会社に連絡してカードを停止することが重要です。

すぐに連絡をすることで、不正利用を未然に防げます。

また、カードを紛失した場所や状況などの詳細を記録しておくと、後での問題解決に役立ちます。

法人カードが見つかり無事に手元に戻ってきたとしても、一度は紛失したカードを再利用するのはリスクが伴います。

法人カードの再発行を検討しましょう。

インターネット上でのカード情報の取り扱いに注意する

法人カードの情報をインターネットで取り扱う場合、セキュリティに十分注意することが求められます。

特に下記の状況では、安易にカード情報を入力してしまわないよう注意してください。

  • 不審なメール(カード会社を装ったメールなど)
  • 怪しいWebサイト

また、商品の購入や予約などでカード情報を入力する際は、信頼性の高いサイトを選ぶことが大切です。

不適切な取り扱いにより情報が漏洩すると、カードが手元にあっても第三者による不正利用のリスクが高まります。

十分なセキュリティ対策を行い、企業の資産を守りましょう。

カードの補償制度をチェックしておく

法人カードには、多くの場合、盗難や不正利用に対する補償制度が設けられています。

補償制度について、事前に確認しておくことはとても重要です。

補償制度の内容や適用範囲を把握しておくことで、万一の事態に備えられます。

補償制度の適用を受けるために必要な手続きや必要書類は、カード会社によって異なる場合があるので注意が必要です。

従業員の不正利用防止のためにおすすめの法人カード3選

法人カードの導入を検討している場合、従業員による不正利用リスクを懸念しなければなりません。

ここでは、不正利用防止のためにおすすめの法人カードを、下記の通り紹介します。

▼従業員の不正利用防止のためにおすすめの法人カード3選

  UCプラチナカード UC法人カード(一般) JCB一般法人カード
年会費 16,500円(税込) 1,375円(税込) 1,375円(税込)
※初年度無料
追加カード
年会費
3,300円(税込) 1,375円(税込) 1,375円(税込)
※本カードの年会費が無料の場合、追加カードの年会費も無料となる
ポイント還元率 1.00~3.00%
※1ポイント5円相当のアイテムと交換した場合
0.50%
※1ポイント5円相当のアイテムと交換した場合
0.30%
利用限度額 最大7,000,000円 最大3,000,000円 最大1,000,000円

それぞれの特色を順番にチェックして、自社にとって最適な法人カードを見つけてください。

UCプラチナカード

UCプラチナカード
年会費 16,500円(税込)
追加カード年会費 3,300円(税込)
通常ポイント還元率 1.00~3.00%
※1ポイント5円相当のアイテムと交換した場合
ETCカード 年会費:無料
※1枚あたり1枚まで発行可
発行日数 最短5営業日
旅行保険 海外旅行保険:最高100,000,000円
国内旅行保険:最高50,000,000円
利用限度額 最大7,000,000円
国際ブランド Visa,ロゴ
非接触機能 Visaタッチ
アプリ

UCプラチナカードは、業界最安水準の年会費という手の届きやすさが魅力のクレジットカードです。

上級のビジネスサポートが付帯しているため、あらゆるビジネスシーンで役立ちます。

UCプラチナカードは、インターネット不正利用対策が下記の通り万全です。

  • カード犯罪撲滅のために電話による「本人確認」
  • 不正利用防止のためのモニタリング強化
  • 本人認証サービス(3-Dセキュア)

万一に備えられるため、安心して利用できます。

コンシェルジュサービス

UCプラチナカードは、いつでも利用できるコンシェルジュサービスが付帯している点が魅力です。

飛行機や新幹線など出張移動の手配や、宿泊施設の予約手配を頼めます。

また、会食のためのレストランの提案や、取引先への手土産の相談も可能です。

24時間365日のサポート体制で、忙しいビジネスパーソンを強力にバックアップします。

万一トラブルが発生したときでも、コンシェルジュサービスが常時対応してくれるため安心です。

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UC法人カード(一般)

UC法人カード(一般)
年会費 1,375円(税込)
追加カード年会費 1,375円(税込)
通常ポイント還元率 0.50%
※1ポイント5円相当のアイテムと交換した場合
ETCカード 年会費:無料
発行日数 最短5営業日
旅行保険
利用限度額 最大3,000,000円
国際ブランド Mastercard,ロゴ

UC法人カード(一般)は、法人・個人事業主におすすめのスタンダードな法人カードです。

年会費は1,375円(税込)とリーズナブルな価格帯で、ETCカードは年会費無料で複数枚発行できます。

車での通勤、出張移動が多い場合におすすめです。

「利用明細ダウンロードサービス」を利用すると、経費精算業務の手間を大幅に削減できます。

過去の利用明細書を最長14ヵ月分までさかのぼってダウンロードできるため、不審な利用履歴を見逃しません。

本人認証サービス(3Dセキュア)とあわせて、法人カードの不正利用を防止しましょう。

キャッシュフローが安定する

UC法人カード(一般)は、カード利用から支払いまで、最大55日間の支払い猶予期間がある点が強み。

支払い日までにゆとりができることでキャッシュフローが安定し、効率良く資金調達できます。

自社ビジネスが安定することで、将来的にビジネス拡大や人員増員なども狙いやすくなります。

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JCB一般法人カード

JCB一般法人カード
年会費 1,375円(税込)※初年度年会費無料
追加カード年会費 1,375円(税込)
通常ポイント還元率 0.30%
※キャッシュバック利用時
ETCカード 年会費:無料
※複数枚発行可
発行日数 契約確認書類の受領確認から約1週間
旅行保険 海外旅行保険:最高30,000,000円
国内旅行保険:最高30,000,000円
利用限度額 最大1,000,000円
国際ブランド JCB,ロゴ

JCB一般法人カードは、中小企業や個人事業主におすすめの法人カードです。

おすすめポイントは、業界初の「サイバーリスク総合支援サービス・保険」が付帯している点。

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法人カードの不正利用についてよくある質問

法人カードの不正利用について、よくある質問をまとめました。

法人カードの不正利用についてよくある質問
  • 法人カードの不正利用にはどのようなことが考えられる?
  • 法人カードの不正利用を防ぐためにできることとは?

法人カードの不正利用にはどのようなことが考えられる?

法人カードの不正利用とは、従業員が許可なく私的な出費に利用したり、第三者がカード情報を盗み出し利用することを指します。

具体的には、経費として認められない私的な物品の購入、無断での高額な支払い、または第三者によるカード情報の盗用や詐欺などが挙げられます。

法人カードの不正利用は企業にとって大きな損失につながるだけでなく、信頼や評価を失う原因にもなります。

そのため、法人カードを適切に管理して、不正利用を防止することは非常に重要です。

法人カードの不正利用を防ぐためにできることとは?

法人カードの不正利用を防ぐためには、社内での利用ルールを明確にすることが重要です。

下記のようなルールをマニュアル化し、周知徹底することをおすすめします。

  • 利用できる部署・役職を限定する
  • 使用する際のみ貸与する
  • カードごとに利用限度額を設定する
  • 口頭での報告義務を徹底する
  • 領収書を必ず提出する
  • 利用履歴を可視化する

さらに、不正利用が発覚した場合のペナルティを設け、従業員に明示することで、抑止効果を期待できます。

カードの紛失や盗難に備えて、速やかにカード会社に連絡できる体制を整えることも忘れてはなりません。

まとめ~法人カードの管理を徹底して不正利用を防ごう~

法人カードは経費精算を効率化できるメリットがありますが、管理方法やルールを徹底していないと、不正利用のリスクが高まります。

不正利用は企業にとって大きな損失になるだけでなく、企業の規律を乱す原因にもなるでしょう。

改めて下記を参考にして、法人カードの不正利用の防止策を立ててください。

  • 必要な時だけ貸し出す
  • 交付先を限定する
  • カードごとに利用限度額を設定する
  • 利用履歴を見える化する
  • 不正利用時のペナルティを周知する
  • 社内ルールを周知徹底する

また、不正利用を未然に防ぐためには、従業員に対してクレジットカードの適切な管理方法を事前に共有しておくことも大切です。

下記の例を参考に、自社にとって最適な管理方法を設定しましょう。

  • マニュアルを作成する
  • ルールが守られているかチェックする
  • 領収書の提出を義務づける
  • ペナルティを設ける
  • カードの利用範囲を明確にする
  • 口頭での報告ルールを徹底する

きちんと対策を講じることで、不正利用を未然に防ぎ、企業の資産を守ることにつながります。